’Hur behandlar vi din personliga information?
När du handlar från en webbutik eller registrerar dig för ett nyhetsbrev, vårt eller någon annans, så lämnar du ifrån dig information om dig själv. Var du bor, vilken e-postadress du har och vad du handlar. Vissa av våra kunder undrar vad vi gör med informationen och här beskriver vi lite mer formellt hur vi arbetar med information.
Grunden i allt vi gör är att behandla våra kunder som vi själva vill bli behandlade, alltid. Det gäller även när det kommer till information.
Vi säljer aldrig någon data till tredjepart eller skickar reklam utan ert medgivande.
I samband med registrering och beställning godkänner du att vi lagrar och använder dina uppgifter i vår verksamhet i syfte för att fullfölja och tillhandahålla den service som behövs för att hantera ditt köp och följa upp det. Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att få den information som vi har registrerat på dig och du kan även begära att bli borttagen ur vårt dataregister. Kontakta i så fall vår kundservice. Vi försäkrar även att vi inte kommer sälja eller överlåta några personuppgifter.
Notera att enligt lag är vi tvungna att spara fakturor och information relaterad till dessa i 7 år.
Vi har ett dataskyddsombud som ser till att allting stämmer i våra register och som du kan kontakta om det är något mer du vill veta. Hos oss är Andreas Sundgren dataskyddsombud.
Sammanfattning av vår informationshantering
Vi samlar in så lite information som möjligt.
När du betalar med kort så krävs det att du uppger ditt kreditkortsnummer och för Swish ditt telefonnummer. Det går via en säker server och Stripe sköter kortbetalningar och Swish åt oss.
Sen så måste vi såklart veta vilka tjänster du beställer och vi behöver din e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig.
Här kommer en mer detaljerad beskrivning:
Vilka system hamnar dina uppgifter i när du handlar hos oss?
När du handlar hos oss så går din order igenom flera steg för att vi ska kunna behandla din order.
Vi har även hantering från tredjepartsaktörer för nyhetsbrev och för statistik.
Woocommerce
Vi använder ett system för vår webshop som heter Woocommerce. Det är en databas där våra produkter, våra sidor med text och allt annat (inklusive den här sidan) du ser i webshopen finns samlat. När du lägger en beställning på Fluentess så gör du det i Woocommerce.
Din beställning hamnar då i en databas på det webbhotell (FSData) som vi och deras tekniker har tillgång till. FSData förvarar informationen åt oss men behandlar den inte på något sätt utan vår tillåtelse och att vi begär det. Exempel kan vara om databasen är trasig så de behöver reparera den.
I beställningen finns information om vilka tjänster du köpt av oss, hur du betalat (men ingen information om kreditkort eller liknande), den mejladress vi ska skicka informationen till.
Det är från Woocommerce du får e-postmeddelande om att vi mottagit din order.
Har kan vi också spara och lägga in mailkonversationer koppade till beställning, samt automatiska meddelanden vid skapande av order.
Vi skriver aldrig någon personlig information i notisfältet utan bara sådant som är relaterat till beställningen.
Stripe och Swish
När du kommer till kassan så måste du betala för de tjänsterna du köper. Där kan du välja mellan flera olika betalsätt. Beroende på betalsätt så kommer en extern betalningsfömedlare information om ditt köp. Stripe lagrar betalinformation om köpet såsom handskakningar och kvittodata. Vilken data som sparas beror på betalsättet.
Kortbetalningar går via Stripe.
Visma eEkonomi
När din beställning gått igenom lagras datan i vårt affärssystem. Vi använder ett separat affärssystem för att knyta ihop lager, bokföring och logistik. Det är bara vi och Vismas tekniker och kundansvariga som har tillgång till systemet och ingen bearbetar dina uppgifter utom vi.
Enligt lag måste vi spara bokföringen i 7 år innan den kan raderas.
Dina kundmail
Vi använder FSDatas mail för vår kundservice mail. När kontaktar oss via kontaktformuläret skickas det ett epostmeddelande till vår kundtjänst. Normalt sett raderar vi inkomna mail senast 2-3 månader efter att vi mottagit dem. Behöver vi spara någon information längre än så lagras den tills ärendet eller konversationen avslutats.
Order
För att kunna leverera tjänsten till er behöver vi er e-post.
Statistik
Vi använder oss av Googles tjänst för “Google Analytics”. Detta är till för att anonymt spåra ungefärlig geografisk region, vilka sidor som används, produkter som köps mm, allt för att kunna förbättra oss som webbutik.
Vi har anonymiserat informationen så den inte kan spåras till ditt IP-nummer, och sparar inte någon personligt identifierbar data. Här kan du läsa mer om Googles privatpolicy och datahantering.
Nyhetsbrev
Vi använder oss av MailChimp för att skicka ut nyhetsbrev.
Om ni vill ha vårt nyhetsbrev ber vi er läsa igenom deras privatpolicy, speciellt sektion 6 och 7 som finns på engelska här.
Vid anmälan behöver ni acceptera inbjudan via ett e-postmeddelande innan ni blir tillagda i listan.
Den information som vi skickar till MailChimps nyhetsbrevslista är förnamn, efternamn och epostadress. Detta använder vi enbart för att personalisera nyhetsbreven och för att skicka ut vårt nyhetsbrev.
Vi skickar bara ut information, nyheter, kampanjer och dylikt i nyhetsbrevet som handlar om oss på Fluentess, aldrig reklam för tredje part.
Ni kan när som helst avregistrera er helt från nyhetsbreven genom att klicka på länken i nyhetsbrevet eller genom att kontakta oss via vårt kontaktformulär.
Användarkonto
Ni skapar ett användarkonto hos oss på Fluentess.
Via detta konto kan ni hålla koll på er orderhistorik och gå er kurs.
Vi använder oss inte av er kontoinformation för att kontakta er om det inte är nödvändigt.
Säkerhet
Vi sparar loggar över hackningsförsök och misslyckade inloggningar i vårt system, detta för att förebygga attacker mot vår hemsida och försäkra oss om er datas säkerhet.
Vi använder oss av Google ReCaptcha version 3 för att stoppa robotar och hackförsök mot vår sida. Denna data används inte för att spåra användarna utan enbart för säkerhet. Köp kommer inte att kunna genomföras om ReCaptcha är avstängt.
Dataskyddsansvarig hos Pysselpandan?
Hos oss är det Andreas Sundgren som är dataskyddsansvarig och ansvarar för att alla medarbetare är insatta i hur vi bearbetar information.
Vill du ha kontakt med oss angående din sparade information så kontakta oss via vårt kontaktformulär.
Information till andra aktörer
Vi lämnar aldrig ifrån oss din information till tredje part (med undantag av det som krävs för betalning, frakt eller nyhetsbrev, se separata sektioner ovan).
Undantag görs om vi av någon anledning är tvingade enligt lag eller domstolsbeslut.
Ta bort din information från vår databas
Den information vi sparar i bokföringssystemet finns bara som underlag för den ekonomiska transaktionen och behålls av legala skäl och kan därför inte raderas.
Ert konto här på Fluentess, er orderhistorik och nyhetsbrevsdata kan raderas on ni så önskar och vi kan ge er information om vilken data vi har sparat.
Har du frågor så är du välkommen att kontakta oss.